SURABAYAPAGI.COM, Lamongan - Dinas Kearsipan Daerah Lamongan yang tinggal dua bulan lagi dinasnya bakal dilebur dan dikembalikan lagi dengan dinas Perpustakaan ini, ternyata banyak prestasi yang sudah diraih. Dinas yang menyimpan arsip dokumen negara ini menjadi yang terbaik nomor 3 di Jawa Timur dalam pengelolaanya.
Selain nomor 3 se Jawa Timur, Dinas Kearsipan Daerah Lamongan saat ini terbaik nomor 25 secara Nasional dari 514 kab/kota yang ada. "Ini lompatan capaian yang patut disyukuri, dengan kerja keras semua pihak, Kearsipan Lamongan kini sudah rangking 3 se Jawa Timur," kata Gunadi Kepala Dinas Kearsipan Daerah Lamongan, Senin (11/10/2021).
Disebutkan olehnya, capaian lompatan ini diawali dalam pengelolaan tahun 2018, Kearsipan Lamongan masih berada di rangking 35 dari 38 Kab/Kota di Jawa Timur. Terus Tahun 2019 ada rangking 20, dan tahun 2020 ada di rangking 5 di Jatim.
Padahal lanjut dia, Dinas Kearsipan Daerah yang berada di Jalan Basuki Rahmat Lamongan ini, berdiri baru beberapa tahun, dan sebelumnya ikut bergabung dengan Dinas Perpustakaan, sudah bisa membenahi pengelolaan arsip yang tertata dan tersimpan dengan baik.
Indikator kearsipan Lamongan sekarang terbaik di nomor 3 lanjut Gunadi, adalah karena penyelenggaraan, adanya pengawasan kearsipan, regulasi, Sumber Daya Manusia (SDM) sarana prasarana, dan bagaimana pengolahan tata kelola kearsipan bisa dinamis maupun statis. "Kenapa Kearsipan Lamongan bisa seperti ini, karena indikator di atas sudah terpenuhi semua," terangnya.
Meski masih terbaik ke 3 di Jawa Timur, namun dalam hal pengelolaan dinas nya tidak mau kendor dan selalu berusaha menata dan memperbaiki. "Kami terus berupaya menata dan mengelola kearsipan dengan regulasi, SDM serta sarana prasarana yang memadai, karena dokumen negara ini sangat penting untuk disimpan," ungkapnya.
Selain itu kata Gunadi, penataan kearsipan di Dinasnya ini, ia selalu menekankan kepada jajarannya, agar mindset dalam bekerja bagaimana pengolahan tata kelola kearsipan itu harus bisa dinamis maupun statis. "Kata kunci dinamis dan statis itu sangat penting dalam pengelolaan kearsipan karena dokumen yang disimpan itu cukup banyak karena itu bagian dari proses dan sejarah suatu daerah," jelasnya.
Tidak hanya itu saja, keterlibatan eksternal dalam pengelolaan Kearsipan Daerah cukup penting, agar bisa berjalan sesuai dengan regulasi dan tidak menyalahkan aturan. "Setiap tahun di Kearsipan selalu ada audit yang dilaksanakan Kearsipan eksternal oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) setingkat menteri," katanya.
Saat ini kata Gunandi, dokumen yang tersimpan rapi dan tertata di Kearsipan dan bisa diselamatkan mulai tahun 1952 hingga 2021. "Data yang bisa diselamatkan paling lama tahun 1952 hingga sampai saat ini 2021, data masih manual semua," ungkapnya.
Ia berharap kedepannya karena dinas Kearsipan ini bakal dilebur dengan dinas Perpustakaan, tentu pengelolaanya harus terus tambah baik, meski dalam pengelolaan Kearsipan butuh anggaran yang tidak kecil. "Mengelola arsip itu dananya besar, tenaga pengelola arsip itu idealnya arsiparis saat ini kami punya 5 Arsiparis yang sudah PNS semua, idealnya 10 PNS, dan di masing-masing OPD minimal harus ada satu petugas arsiparis," pintanya. jir
Editor : Moch Ilham
